PHÒNG BỔ SUNG

08/11/2018

1. Thông tin chung

Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố quan trọng cơ bản cấu thành nên thư viện, được hình thành và phát triển qua công tác bổ sung tài liệu truyền thống và/hoặc phát triển nguồn tài nguyên thông tin hiện đại. Ngay từ khi thành lập thư viện, công tác bổ sung tài liệu đã đi vào hoạt động như là một khâu then chốt, xương sống, là tiền đề để thực hiện các khâu nghiệp vụ khác trước khi tài liệu được đưa ra phục vụ bạn đọc.

2. Chức năng – Nhiệm vụ

Xây dựng và phát triển vốn tài liệu thư viện phù hợp với đặc điểm tự nhiên - kinh tế - văn hóa của Thành phố Hồ Chí Minh và đối tượng phục vụ của Thư viện Khoa học Tổng hợp bằng ngân sách được cấp hàng năm, nhận lưu chiểu xuất bản phẩm địa phương, biếu tặng, tài trợ, trao đổi giữa các thư viện và các hình thức khác.

Thu thập các tài liệu văn hóa phi vật thể của dân tộc, các tài liệu được xuất bản tại Thành phố Hồ Chí Minh và viết về Thành phố Hồ Chí Minh;

Nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu tại Thành phố Hồ Chí Minh do Sở Thông tin và Truyền thông chuyển giao, các bản sao khóa luận, luận án tốt nghiệp của nghiên cứu sinh các trường đại học trong nước và nước ngoài;

Thực hiện thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không còn giá trị sử dụng theo quy định của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

3. Lịch sử hình thành và phát triển

Trước năm 1975, Phòng Bổ sung được tiếp quản từ Phòng Tiếp thu và Phòng Trao đổi Ấn phẩm của Thư viện Quốc Gia dưới chế độ của chính quyền Sài Gòn, với nhiệm vụ chính như sau:

Tập trung và theo dõi các thư mục ngoại quốc, các bảng tóm lược nội dung sách, báo, tạp chí, tài liệu để nghiên cứu. Lựa chọn và đề nghị mua những tài liệu cần thiết và hữu ích cho thư viện.
Liên lạc với các nhà xuất bản trong và ngoài nước, các thư viện quốc gia bạn để xin, mua và trao đổi những tài liệu quý hiếm và sách báo mới một cách trực tiếp.
Tiếp nhận văn hóa phẩm từ các nơi nộp hoặc gửi tặng hoặc các ấn phẩm trao đổi giữa Việt Nam và các quốc gia khác trên thế giới.

Theo Chỉ nam Thư viện Quốc Gia thì Phòng Trao đổi Ấn phẩm được thiết lập theo Nghị định số 239-QVK/VH/NĐ ngày 1.6.1973 của Quốc vụ khanh Đặc trách Văn hóa thuộc chính quyền Sài Gòn và gia nhập Qui ước Trao đổi tài liệu giữa các quốc gia trong UNESCO với 44 cơ quan thuộc các quốc gia, mà chủ yếu là những ấn phẩm công quyền như văn kiện, hồ sơ, dữ kiện phân tích thống kê… của chính phủ.

Sau những năm đầu giải phóng và tiếp quản, theo mô hình của Thư viện Quốc gia, công tác bổ sung tài liệu là một phòng chuyên môn riêng biệt.

Đầu những năm 1990, Phòng sáp nhập với Phòng Phân loại, lấy tên là Phòng Bổ sung Xử lý Kỹ thuật, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ chính trong việc xử lý một tài liệu hoàn chỉnh, bao gồm từ khâu bổ sung, đăng ký, dán nhãn tài liệu, mô tả, phân loại và biên mục.

Từ năm 2006 đến nay, phòng lại lấy tên gọi là Phòng Bổ sung tài liệu, tách riêng với khâu Phân loại và biên mục tài liệu.

4. Quá trình bổ sung phát triển vốn tài liệu

Từ sau Giải phóng năm 1975 đến năm 1977, ngoài vốn tài liệu được tiếp quản từ Thư viện Quốc gia của chính quyền cũ, thư viện đã nhận chi viện một vốn tài liệu lớn từ thư viện kết nghĩa Hòa Bình, hoạt động với tư cách là Thư viện Thành phố đặt ở Quận Bình Thạnh gồm 10.000 bản do Thư viện tỉnh Hòa Bình tặng và 20.000 bản do Thư viện Thành phố Hà Nội tặng. Năm 1978, Phó Chủ tịch Ủy Ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ký quyết định về việc hợp nhất Thư viện Quốc gia II và Thư viện Khoa học Kỹ thuật, thư viện lại tiếp nhận thêm vốn tài liệu từ Thư viện Khoa học Kỹ thuật.

Trong 20 năm, từ năm 1975 đến năm 1995, số lượng sách bổ sung mới đạt 158.126 nhan đề/ 237.808 cuốn, bình quân đạt 7.906 nhan đề/11.890 cuốn mỗi năm; Bổ sung báo, tạp chí đạt 495.443 số, bình quân 24.772 số một năm.

Từ năm 1994 đến năm 2000, thư viện bắt đầu bổ sung tài liệu điện tử trên các CD-ROM phục vụ tại Phòng Thính thị; các CSDL như Chemical Abstract (dạng CD-ROM) và CSDL đa ngành trực tuyến EBSCO.

Hiện nay trung bình hàng năm bổ sung khoảng từ 15.000 đến 30.000 nhan đề/ 20.000 đến 50.000 bản sách, 300 đến 530 nhan đề/21.000 số/31.000 bản báo, tạp chí.

Trong những năm gần đây, công tác sưu tầm và bổ sung tài liệu quý hiếm cũng được quan tâm thực hiện. Đặc biệt từ năm 2009, thư viện đẩy mạnh việc bổ sung tài liệu quý hiếm, đặc biệt là tài liệu Hán Nôm bằng việc thu thập, sưu tầm, số hóa tài liệu, gia phả, chế, dụ, sắc phong… trong các gia đình, dòng họ các tỉnh Bắc miền Trung và miền Tây Nam bộ. Từ năm 2009 đến năm 2017 đã bổ sung được các dạng tài liệu đặc biệt như sách đồng, sắc phong trên lụa, bộ Hải Thượng Lãn Ông Y tông tâm lĩnh toàn trật chữ Nôm, bộ 26 nhan đề sách Văn học, Lịch sử được khắc in vào thời Nguyễn sớm nhất là Gia Long năm thứ 13 (1814) và gần nhất là năm Khải Định thứ 7 (1922).

Công tác nhận luận án Tiến sĩ, Phó Tiến sĩ phía Nam Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước được duy trì. Bộ sưu tập luận văn được phục vụ tại chỗ (dạng giấy) và tra cứu trực tuyến.

5. Công tác trao đổi, nhận tặng:

Thực hiện trao đổi, nhận tặng và ký gởi tài liệu với các cá nhân và cơ quan tổ chức trong và ngoài nước như:

Tổ chức Lương thực và Nông nghiệp Liên hiệp quốc (FAO) từ năm 1988
Cơ quan Năng lượng Nguyên tử Quốc tế (IAEA)
Ngân hàng Thế giới (World Bank) từ năm 1990
Quỹ Châu Á (Asia Foundation) từ năm 1994
Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB)
Ủy ban kết nghĩa của Thành phố San Francisco từ năm 2006 (Sir George Saxton)
Thư viện Quốc gia và các Tổng Lãnh sự các nước Anh, Pháp, Đức, Mỹ, Hà Lan, Nga, Úc, Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ…
Thư viện Đắc Lộ thuộc Báo Tuổi Trẻ 2014 – 2017
Công ty Mitsuba-M-Tech Việt Nam 2016-2017
Công ty Samsung Vina, tập đoàn cà phê Trung Nguyên và nhiều tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước khác

Sưu tầm, tập hợp tài liệu từ các nhà nghiên cứu

Sưu tầm tài liệu từ các nhà nghiên cứu: thư viện tăng cường công tác tuyên truyền, vận động, thuyết phục việc chia sẻ tài liệu/ bộ sưu tập từ các nhà nghiên cứu. Các bộ sưu tập này sẽ được lưu trữ và xử lý kỹ thuật nhằm phục vụ đông đảo người sử dụng, điều mà các nhà nghiên cứu mong mỏi.

Bộ sưu tập của nhà nghiên cứu Bùi Văn Quế về Sài Gòn (2004)
Bộ sưu tập về âm nhạc dân tộc của Giáo sư Trần Văn Khê (2010)
Bộ sưu tập của nhà nghiên cứu Nguyễn Đình Đầu về Bản đồ liên quan đến Hoàng Sa và Trường Sa (2014)
PGS-TS Trần Trọng Đăng Đàn đã chuyển giao toàn bộ kho tài liệu cho thư viện thành lập Thư viện Trần Trọng Đăng Đàn năm 2016
Nhà báo Trần Thanh Phương tặng phần lớn bộ sưu tập và kho sách cá nhân cho thư viện phục vụ bạn đọc 2017

6. Thông tin liên lạc:

Phụ trách chung: Nguyễn Thị Hương Giang

ĐT: (028) 38.225055 – số nội bộ 222

Email: thygiang.gsl@gmail.com

Phụ trách nhận tặng - trao đổi trong nước và nước ngoài: Nguyễn Vân Anh

ĐT: 38.225055 – số nội bộ 250

Email: phongqhqt.tvkhth@gmail.com

7. Hình ảnh: