PHÒNG BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU
1. GIỚI THIỆU CHUNG
Phòng Bảo quản và Tổ chức kho tài liệu được sát nhập từ 02 phòng: Phòng Bảo quản và phòng Tổ chức kho tài liệu, cả hai phòng này đều ra đời từ khi thư viện mới được xây dựng và đi vào hoạt động năm 1971. Tiền thân phòng Bảo quản có tên là phòng Kỹ thuật và phòng Tổ chức kho tài liệu là phòng Bảo quản.
Năm 2009, thực hiện theo quy chế mẫu về cơ cấu tổ chức thư viện cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thư viện đã sát nhập phòng Bảo quản và phòng Tổ chức kho tài liệu thành phòng Bảo quản và Tổ chức kho tài liệu cho tới nay.
Đây là một trong những công tác chuyên môn quan trọng của thư viện, quyết định hiệu quả hoạt động của thư viện cũng như chất lượng phục vụ để đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
2. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
2.1 Chức năng
- Tổ chức lưu trữ bảo quản và sắp xếp nhằm phục vụ bạn đọc vốn tài liệu dạng giấy hiện có của thư viện.
- Tổ chức bảo quản tốt vốn tài liệu quý hiếm như: báo, tạp chí, luận án, kho tài liệu Đông Dương, kho bản đồ,…
- Xây dựng phương án, tổ chức phòng chống hạn chế đến mức thấp nhất việc gây hại đến tài liệu trong thư viện.
- Bảo quản, duy trì tình trạng vật lý của tài liệu để tài liệu luôn trong tình trạng tốt nhất nhằm phục vụ bạn đọc.
- Tổ chức sắp xếp các kho đóng theo loại hình, ngôn ngữ hay đặc điểm riêng của tài liệu.
- Phục vụ bạn đọc theo yêu cầu
2.2 Nhiệm vụ
- Tiếp nhận sách, báo, tạp chí và các dạng tài liệu khác từ phòng Bổ sung xử lý kỹ thuật chuyển giao, nhập vào các kho theo chức năng của từng kho.
- Tổ chức và sắp xếp tài liệu theo đúng quy tắc, quy phạm thư viện đảm bảo việc phục vụ nhanh chóng, chính xác.
- Thống kê, điều tra về nội dung và tình trạng vốn tài liệu.
- Áp dụng các biện pháp an toàn, an ninh cho tài liệu, phòng chống cháy nổ, phòng chống thảm họa tại các tầng kho.
- Thanh lọc, thanh lý những tài liệu đã lỗi thời, không phù hợp, cũ nát, thừa bản để giải phóng kho tàng.
- Xây dựng, triển khai phương án phòng chống tác động xấu đến vốn tài liệu.
- Nghiên cứu phương án, giải pháp về môi trường hệ thống kho giúp cải thiện việc lưu trữ tài liệu trong kho.
- Đóng và tu bổ sách, báo, tạp chí hư hỏng.
- Nghiên cứu, cải tiến các dụng cụ phục vụ công tác bảo quản tài liệu.
- Nghiên cứu, triển khai phương án phục chế tài liệu quí hiếm.
- Tổ chức tập huấn chuyên đề bảo quản cho nhân viên trong và ngoài thư viện.
3. QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN
Từ 1971 - 1999, Phòng Bảo Quản có tên gọi là Phòng Kỹ Thuật. Từ năm 2000 phòng được đổi tên là phòng Bảo Quản với chức năng, nhiệm vụ được cải tiến cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn của thư viện thực hiện các hoạt động như: Đóng, tu bổ sách, báo, tạp chí và các dạng tài liệu khác; Tu bổ - Phục chế tài liệu quí hiếm và Chuyển dạng tài liệu. Cuối năm 2018, bộ phận Chuyển dạng tài liệu nhập vào phòng Kỹ thuật công nghệ.
Trước năm 2000, phòng Tổ chức kho tài liệu có tên là phòng Bảo Quản hoạt động chính là tổ chức, sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu thành từng kho theo loại hình, đặc điểm riêng của tài liệu như kho sách, báo, tạp chí, kho tài liệu quý hiếm v.v… Kiểm kê và thanh lọc định kỳ hoặc đột xuất. Thực hiện các biện pháp bảo quản phòng chống cho tài liệu tránh khỏi những tác động, ảnh hưởng xấu.
4. THỜI GIAN LÀM VIỆC
4.1 Bộ phận Tổ chức kho tài liệu
Từ thứ Hai đến thứ Năm
Nghỉ phục vụ ngày thứ Sáu hàng tuần và các ngày Lễ theo qui định.
- Phục vụ sách kho đóng: Từ 7 giờ 30 đến 17 giờ 00
- Phục vụ Báo – Tạp chí và tài liệu hạn chế, quý hiếm
+ Sáng: Từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 30
+ Chiều: Từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00
Thứ Bảy và Chủ nhật
Phục vụ sách kho đóng; Báo – tạp chí; Tài liệu hạn chế: Từ 9 giờ 00 đến 17 giờ 00
Lưu ý: Không phục vụ tài liệu hạn chế Chủ nhật hàng tuần
4.2 Bộ phận đóng, tu bổ phục chế tài liệu
Giờ làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày Lễ theo qui định.
Sáng: Từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 30
Chiều: Từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00
5. THÔNG TIN LIÊN LẠC
Trưởng phòng: Trần Kim Cúc
Số điện thoại: 028-38225055, số nội bộ 215
Email: tkcuc.svhtt@tphcm.gov.vn
6. MỘT SỐ HÌNH ẢNH DỊCH VỤ VÀ SẢN PHẨM
6.1 Bộ phận Phục chế tài liệu
6.2 Bộ phận Tu bổ tài liệu
6.3 Bộ phận Tổ chức kho tài liệu
